【大学職員は肉体労働!?】大学が未だに紙だらけの理由
こんにちは。
本日は大学の職場環境、特に紙文化についてご紹介したいと思います。
私は新卒で日系大手のメーカーに就職し、そこから大学職員へ転職をしました。最近はどこの会社でもペーパーレス化が進められていると思いますが、私が勤めていたメーカーも例外ではありませんでした。
会議は極力配布しないで行う、稟議や人事関連手続きもシステム化されており押印不要など、割と進んでいたほうかなと思います。ところが、大学職員となった私に待ち受けていたのは、紙だらけの職場でした・・・。
大学が紙だらけな理由
まず皆さんに思い出していただきたいのは、大学受験が終わり入学が決まったときのことです。進学予定の大学から大量の書類が自宅に届いた経験はないでしょうか?当たり前のことですが、大学の特徴として、日々の仕事を通じて関わるのは「社会人」ではなく、主に「大学生」になります。大学生は仕事をしている社会人とは違うので、連絡のつくメールアドレスを所持しているとは限りません。大学が学生に対してメールアドレスを発行する場合や、学生自身がフリーのメールアドレスを所持している場合も勿論ありますが、経験上から言えばあまり見ていないのでなかなか連絡がつきません。
学内への掲示やHPへの記載という手段もありますが、直接の連絡手段は電話か郵送に限られ、業務連絡や学校行事などで一斉連絡が必要な場合は、大量の書類を郵送することになるわけです。
また、何かを学ぶにはやはりノートとペンが基本なので、入学試験や定期試験はもちろん紙で行われます。授業によってはレジュメが配布されることもあります。
そういった文化に引っ張られてか、会議資料も全て紙で全員分用意することが多いです。そもそも職員は業務の性質上ノートPCではなくデスクトップPCの大学が多いので、会議室にノートPCを持っていって資料を見る、といったことが出来ません。
また、お役所や他大学、業者など様々なところからの郵便物も絶え間なく届き続けます。
このように、大学業界は学生に対して書類郵送での連絡をする場面が多い+教育の場として紙とペンが根付いていることから、紙文化からなかなか脱却出来ていない現状があります。もちろんペーパーレス化が進んでいる大学もあると思いますが、民間企業よりは明らかに遅れています。
大学職員は肉体労働!?
入学試験や定期試験、新入生への案内にオープンキャンパス、教職員会議、各種委員会など、大学職員の業務は大量の書類との戦いです。
学生への配布であれば書類の数×対象学生数、教職員であれば書類の数×教職員数となるので、膨大な数となります。
全学生への配布ともなれば、職場は紙だらけを通り越してダンボールだらけです。時にはこれを箱詰めし、荷台で運び、机に並べ・・・を延々繰り返したりもします。完全なる肉体労働です。
ペーパーレス化に向けて
なかなか従来の紙文化から脱却が出来ない大学業界ですが、ペーパーレス化の動きが無いわけではなく、民間企業よりもコストカットの意識は非常に強いと感じます。
管理人の大学でも、学生からの各種申請や教職員の申請など、システム化できるところから徐々にペーパーレス化が進められています。
ただし、やはり最大の壁は
・入学試験、定期試験
・新入生への案内
の2つでしょう。試験に関してはペーパーレス化すれば良いというものでもないので難しいですが、毎年新入生宛てに大量の郵便物を送るのは、そろそろ何とかしても良いのではないかなと思う次第です。
いかがでしたでしょうか。
少しでも大学業界のペーパーレス化が進むよう、微力ながら管理人も日々改善をしていきたいと思います。